Monsieur Becker

Panorama

Ausfüllbare PDF-Formulare

Donnerstag, 31. Juli 2014

Als Lehrerin bzw. Lehrer ist es nicht schlecht, wenn man Freude am Formularausfüllen bzw. -dechiffrieren hat. Wie oft ich schon die IBAN des Klassenfahrtskontos in ein und denselben Antrag schreiben durfte, oder eine gefühlt endlose Liste mit E-Mail-Adressen enträtseln musste …

So recht erschließt sich mir auch nicht, warum man viele Formulare gar nicht am Computer ausfüllen kann, obwohl sie als PDF-Datei vorliegen. Da mir diese Situation keine Ruhe lies und ich bei anderen PDF-Formularen (zum Beispiel denen der Deutschen Rentenversicherung) gesehen habe, dass man durchaus bestimmte Daten eigentlich nur einmal eingeben muss und sie erscheinen trotzdem an verschiedenen Stellen, habe ich mich bei Adobe angemeldet, um die Creative Cloud zu testen, genauer das Layoutprogramm InDesign und das PDF-Programm Adobe Acrobat Pro.

Mit InDesign kann man das Formular nicht nur layouten, sondern sogar Formularfelder einrichten. Das ist ganz praktisch, denn die automatische Formularfelderkennung von Acrobat Pro hat zumindest bei mir eher unbefriedigende Ergebnisse geliefert. InDesigns PDF-Funktionen selbst sind recht rudimentär, denn man kann zum Beispiel nicht angeben, dass ein Geburtsdatum ein bestimmtes Format haben muss. Für ein Layoutprogramm besonders enttäuschend ist die fehlende Möglichkeit, den Text der Formularfelder zu gestalten. Die Schriftgröße kann man noch einstellen, mehr aber auch nicht. Wenn anstelle von Times New Roman der eingegebene Text zum Beispiel in Myriad erscheinen soll, muss ich die Textfelder manuell in Acrobat Pro nachbearbeiten. Nehme ich in InDesign später eine Änderung vor und exportiere das Dokument wieder ins PDF-Format, so beginnt die manuelle Arbeit von Neuem.

Alles in allem hat es ungefähr einen Tag gedauert, bis ich vom Anfänger-ohne-Vorkenntnisse-Niveau ein »fertiges« , am PC ausfüllbares PDF-Formular hatte, das für die Aktualisierung der Daten im Schülerbogen verwendet werden kann. Die meiste Zeit habe ich damit vergeudet, nach Funktionen zu suchen, die es meines Erachtens geben muss, es aber schlicht nicht gibt.

Für die Gestaltung habe mich an dem tatsächlich in meiner Schule verwendeten Formular orientiert, aber auch an einem Elterngeldantrag, damit nicht nur Mutter und Vater vorkommen, sondern der gesellschaftlichen Realität (zum Beispiel alleinerziehender Vater oder zwei Mütter) Rechnung getragen wird.

Hier gibt es das Formular im PDF-Format, eventuell muss es erst heruntergeladen und explizit mit dem Adobe Reader angesehen werden, da bei mir alternative PDF-Anzeigeprogramme die Formularfunktion nicht unterstützen.

Kommentare gern hier im Blog oder via Twitter (@monsieurbecker).

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